Il canale email

Non tutte le attività hanno WhatsApp Business, ma tutte hanno un indirizzo email. Collegarlo significa che le mail a info@ o supporto@ arrivano nel pannello come ogni altra conversazione, e che l'assistente può rispondere anche lì, con le stesse informazioni e le stesse regole degli altri canali.

Come si collega

Tenete la vostra casella e il vostro fornitore. Non migrate niente e non date a nessuno la password della posta: impostate un inoltro automatico dalla vostra casella a un indirizzo di consegna personale che vi diamo noi. La procedura guidata nel pannello mostra i passaggi per il vostro fornitore (Gmail, Outlook, Aruba e gli altri) e una mail di prova conferma che tutto funziona prima che l'assistente tocchi un solo messaggio vero.

Se un giorno scollegate la casella, togliete l'inoltro e la posta torna a essere solo vostra, come prima.

Cosa vede il cliente

Scrive al vostro indirizzo, come ha sempre fatto. La risposta arriva a nome della vostra attività, nello stesso filo di conversazione, con l'oggetto conservato; quando risponde, la sua mail torna nella stessa conversazione del pannello. Gli allegati che manda (foto, documenti) arrivano insieme al messaggio.

Una differenza in meglio rispetto a WhatsApp: sull'email non esiste una finestra di risposta. Voi e l'assistente potete rispondere anche giorni dopo.

Più caselle, ognuna col suo carattere

Un'attività non parla con una voce sola: supporto@ rassicura, vendite@ propone, legale@ misura le parole. Ogni casella collegata ha il suo scopo, il suo assistente e le sue regole. Collegando una casella scegliete un profilo di partenza (supporto, vendite, informazioni, legale) e poi lo modellate come ogni altro assistente.

Come risponde: tre livelli di fiducia

Per ogni casella decidete quanto lasciare in mano all'assistente:

• Risponde da solo. Adatto a supporto@ e info@: domande frequenti, orari, richieste semplici.
• Prepara una bozza. L'assistente scrive, ma non manda: la bozza compare in Conversazioni con un'etichetta chiara, un operatore la legge, la corregge se serve, e decide lui se parte. Il default giusto per caselle legali, mediche o comunque delicate.
• Spenta. La casella arriva nel pannello come una normale casella condivisa e risponde solo una persona.

L'aspetto delle risposte

La risposta di una attività vera non è una newsletter: è testo pulito nel filo della conversazione, con l'identità in una firma. Impostate logo e colore una volta per tutta l'attività, e per ogni casella la firma: nome, ruolo, telefono, sito, una nota libera. Il pannello mostra un'anteprima che è esattamente la mail che parte, non una ricostruzione.

Chi vuole il pieno controllo può caricare un proprio modello HTML. Due cose non si toccano mai, qualunque sia il modello: il testo del messaggio resta intatto, e la riga che dichiara che a scrivere è un assistente AI c'è sempre. È un obbligo di legge, e comunque è il modo onesto di lavorare.

Cosa non riceve mai risposta

Una casella pubblica riceve di tutto, e rispondere a tutto è un errore:

• La posta automatica (ricevute di mancata consegna, risposte automatiche, mail di sistema) viene scartata: rispondere a un automatismo crea solo rimbalzi.
• Le campagne commerciali e le offerte a freddo restano nella casella ma l'assistente non le tocca: se una vi interessa, risponde una persona. Decidere cosa è spazzatura spetta a voi, non a noi, quindi il messaggio non sparisce mai.

E una regola nell'altra direzione: questo canale risponde, non fa campagne. Da qui non parte posta massiva e non si scrive a freddo a nessuno.

Quante caselle

Il numero di caselle collegabili dipende dal piano: 1 con Starter, 3 con Pro, 10 con Max. I dettagli sono in Piani e limiti.