Prenotazioni e calendario

Una prenotazione è il punto in cui una risposta diventa un cliente seduto. Per questo la regola più importante viene prima di tutto il resto: l'assistente non propone mai un orario che non può dare. Guarda cosa è davvero libero e offre quello. Il resto di questa pagina spiega dove guarda, e chi decide.

I quattro modi di lavorare

Ogni attività gestisce le prenotazioni a modo suo, quindi scegliete voi come deve comportarsi l'assistente:

Prenota direttamente. Usa il calendario dentro PappaChat: controlla la disponibilità, fissa l'appuntamento mentre il cliente è in chat o al telefono, e la prenotazione compare subito nel pannello.
Manda il vostro link. Se prenotate già con un sistema vostro, l'assistente non lo sostituisce: passa al cliente il vostro link di prenotazione e la conversazione resta documentata. Il sistema, e i dati dentro, restano vostri.
Raccoglie la richiesta. L'assistente prende giorno, ora, persone e recapito, ve li passa, e confermate voi. Utile se il "calendario" vero è un quaderno dietro al banco.
Non tocca le prenotazioni. Risponde a tutto il resto e per prenotare passa la parola a una persona.

La raccolta della richiesta c'è su ogni piano; il calendario interno con risorse e disponibilità, e la sincronizzazione con Google Calendar, partono dal piano Pro (vedi Piani e limiti).

Le risorse: chi o cosa si prenota

Il calendario interno non è un elenco piatto: dichiara su cosa si prenota. Una poltrona, un tavolo, una camera, un veicolo, un professionista: ognuno ha il suo libro, i suoi orari, la sua capienza e le sue durate. L'assistente prenota sulla risorsa giusta e due prenotazioni non finiscono mai sullo stesso posto alla stessa ora.

Anche la parola si adatta: un ristorante vede "tavoli" e "coperti", un hotel "camere" e "soggiorni", uno studio "appuntamenti". Se la parola giusta per voi è un'altra, la scrivete voi nelle impostazioni e il pannello usa quella.

Camere e veicoli si prenotano anche su più giorni: un soggiorno o un noleggio occupa la risorsa dall'inizio alla fine, non un orario dentro una giornata.

Il calendario nel pannello

La sezione Calendario mostra le prenotazioni come elenco cronologico o come griglia per giorno e settimana, con una vista dedicata ai soggiorni. Ogni prenotazione dice quando è arrivata e chi l'ha presa: l'assistente su quale canale, oppure un operatore per nome. È la prima cosa che chiunque chiede di una prenotazione che non ha fatto lui, e sta scritta sulla riga.

Le chiusure e gli orari di apertura che impostate valgono per tutti: l'assistente non prenota nei giorni chiusi, e il calendario disegna solo le ore in cui lavorate davvero.

Chi conferma: la politica di approvazione

Che l'assistente confermi da solo o no non è un interruttore unico, perché nessuna attività ragiona così. Tre possibilità:

Conferma tutto da solo. Ogni prenotazione che il calendario permette è confermata sul momento.
Passa tutto da voi. Ogni prenotazione presa dall'assistente resta in attesa finché una persona non la guarda.
Regole. Conferma da solo, tranne i casi che scegliete voi: gruppi sopra una certa dimensione, prenotazioni con poco preavviso o troppo in anticipo, clienti mai visti prima, soggiorni lunghi, un libro specifico (per esempio quello di un professionista che vuole vedere tutto), o tutte le prenotazioni arrivate al telefono.

Quando una prenotazione resta in attesa, il motivo viene registrato e mostrato: non "in attesa" e basta, ma "in attesa perché gruppo numeroso". Il cliente intanto sa che riceverà conferma a breve.

La coda "Da approvare"

Le prenotazioni in attesa hanno una coda dedicata dentro Calendario, con un contatore che si vede da tutto il pannello. Ogni riga risponde alle domande di chi deve decidere: quando, chi, da che canale, perché è in attesa, e di chi è il libro. Ci sono anche le richieste senza un orario leggibile, che altrimenti non comparirebbero su nessuna griglia. Da lì confermate, riprogrammate, annullate o aprite la conversazione da cui la prenotazione è nata.

Quando confermate, il cliente lo viene a sapere: la conferma parte sullo stesso canale in cui aveva prenotato, senza che dobbiate scrivergliela voi. Se spostate o annullate, potete scegliere di avvisarlo allo stesso modo.

Cosa l'assistente non fa

Non sposta e non cancella una prenotazione esistente da solo. Quelle toccano l'agenda di qualcun altro e restano decisioni vostre.
Non riapre una prenotazione annullata. Quel posto potrebbe essere già stato rivenduto.
Non applica le sue regole a voi. Se un operatore segna un cliente entrato dalla porta, la prenotazione è sua e vale: la politica di approvazione governa l'assistente, non il vostro staff.